Огнетушители, как и другое имущество, числятся на балансе организации. Любая поломка или пропажа имущества фактически наносит материальный ущерб организации.
Пропажа может обнаружиться при проведении инвентаризации или её могут выявить случайно. Но особой разницы при оформлении нет.
Сотрудник, обнаруживший недостачу огнетушителей, должен написать служебную записку. Подробно изложить обстоятельства, которые касаются факта обнаружения пропажи огнетушителя (когда, при каких обстоятельствах и т.д.). Данный пункт требуется, если исчезновение огнетушителя было выявлено случайно.
При выявлении фактов хищения, злоупотребления и порчи имущества в организации должна проводиться внеплановая инвентаризация. Инвентаризационная комиссия, а также её цели и задачи оформляются приказом (Унифицированная форма N ИНВ-22).
По итогам проверки должен быть составлен акт инвентаризации (недостача имущества) либо дефектная ведомость (порча или брак товара). В этих документах фиксируется факт причинения ущерба организации и его размер.
Инвентаризация определяет только факт и размер ущерба. Но администрации также нужно установить причину. Для этого обычно создается комиссия для внутреннего расследования. Она создается приказом в произвольной форме. Итоги расследования фиксируются в акте.
Стоит заметить, что именно такой вариант поиска причины является правом организации. Поэтому при желании эту обязанность можно реализовать в другом виде. Например, обратившись в правоохранительные органы, чтобы уже они занимались поиском виновных.
Если в ходе инвентаризации и расследования не было установлено лицо, виновное в причинении ущерба, то убытки списываются на финансовые результаты организации. При этом, основанием для списания средств должно быть постановление о приостановлении дела вследствие не установления виновных лиц.
Установление виновного сотрудника дает возможность возместить ущерб за его счет. В ст. 239 ТК РФ указаны причины, которые освобождают сотрудника от материальной ответственности за причинённый ущерб.
В процессе расследования от сотрудника необходимо получить письменное объяснение по факту ущерба. Если он уклоняется или отказывается от дачи объяснений, отказ оформляется актом. Сотрудник должен ознакомиться с ним под роспись, в противном случае в акте указывается отказ от росписи.
Заключительным этапом является издание в произвольной форме приказа о взыскании с работника суммы причиненного ущерба. Приказ необходимо создать не позднее одного месяца с даты окончания мероприятий по выявлению размера ущерба и его причин (инвентаризация, расследование). С данным приказом необходимо ознакомить сотрудника под роспись. При этом он должен быть согласен с возвратом суммы причинённого ущерба. В противном случае добиваться возмещения ущерба придется в судебном порядке.
