По объективным, не зависящим от нас причинам, каждый день в любой организации возникает определенное количество документов. Если их не систематизировать, то разобраться в них будет совершенно невозможно. Ведь все эти документы создаются с определенной целью, а как найти документ, который вдруг понадобился начальнику или проверяющему, если все бумаги складываются в одну большую стопку.
Принято разделять документы на входящие (полученные от других организаций либо из других подразделений) и исходящие (предназначенные для отправки). Исходящие документы обычно либо оформляют в двух оригинальных экземплярах, либо сразу делают копию. После этого, оригинал отправляют по назначению, а копия (либо второй оригинал) остается в канцелярии.
Для того чтобы любую бумажку в нужный момент можно было найти, существует система хранения документов. Все документы распределяются по делам, а каждое дело собирается в отдельную папку или несколько папок, если документов в деле много. Папки лучше всего хранить в специальных шкафах для хранения документов.
Обычно практикуется хранение документов в делопроизводстве. Но, когда бумаг становится слишком много, рекомендуется проводить экспертизу ценности документов. Все документы имеют свои сроки хранения. Например, сроки хранения кадровых документов, как и всех документов, содержащих персональные данные – 75 лет. Длительность хранения регламентируется законодательством и локальными документами предприятия. В зависимости от сроков хранения документов, в организации проводится разделение документов по группам. Для каждой группы составляется перечень документов со сроками хранения. Документы, которые более не нужны, уничтожаются. Для этого можно использовать специальные приборы - измельчители. Если документы содержат конфиденциальную информацию, рекомендуется создавать специальную комиссию и оформлять акт об уничтожении.
Если бумаг, которые уже не используются, но должны быть сохранены, становится слишком много, для хранения документов используют их архивирование. То есть, выделяется отдельное помещение, которое можно запереть, и туда складируют все документы длительного хранения. С документов, которые хранятся в архиве, но постоянно используются в работе, рекомендуется сделать копии. Таким образом , удастся сберечь оригиналы, не нарушив производственный процесс.
Если нет возможности выделить отдельное помещение, либо нет возможности создать для документов необходимый режим сохранности, рекомендуется воспользоваться услугами хранения документов. Для этого нужно заключить договор хранения документов с фирмой, которая имеет специально оборудованное хранилище, инфраструктуру и соответствующий персонал. Внеофисное хранение документов обладает рядом преимуществ. В любой момент можно заказать копию нужного документа либо заказать доставку оригинала. А по окончании срока хранения, документы будут конфиденциально уничтожены.
