Штатное расписание – один из регламентирующих документов по персоналу. Он служит для оформления структуры и численности сотрудников предприятия и составляется на основании уставной деятельности. Отсутствие такого документа в организации может привести не только к штрафным санкциям, но и к возникновению судебных претензий со стороны, как бывших сотрудников, так и неудавшихся кандидатов на должности.
Для оформления штатного расписания используется форма Т-3. Эта форма введена Постановлением Госкомстата России и обязательна для организаций всех форм собственности. Правильное оформление штатного расписания избавит от претензий со стороны контролирующих органов. При заполнении унифицированной формы важно правильно заполнить реквизиты организации. Нумерация документов может быть сквозной и ежегодной. Дата составления может отличаться от даты начала действия, но штатное расписание не должна быть оформлено «задним числом», то есть, позднее, чем оно начнет действовать.
Утверждение штатного расписания происходит приказом (распоряжением) руководителя организации. Точно так же происходит и изменение штатного расписания. Это обычно происходит при введении новых должностей, создании новых структурных подразделений или наоборот, их ликвидации. Можно либо утвердить приказом изменение, либо сразу утвердить новое расписание с новым номером. Уволить сотрудников с формулировкой «по сокращению штата» можно только после соответствующего изменения штатного расписания.
Название должностей в коммерческих организациях могут быть любыми, но лучше использовать те, которые есть в общероссийском классификаторе должностей служащих и профессий рабочих. Это облегчит процесс создания системы контроля охраны труда на предприятии и позволит наладить взаимопонимание с инспекторами трудконтроля. Кроме того, выдуманное название должности может случайно совпасть с должностью, включенной в классификатор. В этом случае придется обеспечить этим сотрудникам все льготы и нормы, положенные по закону. Названия должностей должны быть расписаны полностью, без сокращений. Названия структурным подразделениям можно давать любые, но коды им нужно присваивать в соответствии с их иерархией. То есть, в код подотдела должен входить код отдела и т.д.
Очень важно правильно указать сумму оклада или тарифной ставки. Эти суммы не должны отличаться от тех, что указаны в трудовых договорах сотрудников (других локальных документах), не должны отличаться у сотрудников с одной и той же должностью (в таких случаях лучше присваивать должностям категории). Эти суммы не должны быть меньше МРОТ.
Заполнение унифицированной формы штатного расписания допускается как в печатной форме, так и от руки. Срок хранения штатного расписания устанавливается руководством предприятия, но не может быть менее трех лет. Документ обычно делают в трех оригиналах: один хранится в канцелярии (у секретаря), второй в отделе кадров, а третий – в бухгалтерии.
