Должностная инструкция - документ, регламентирующий деятельность каждой должности и содержащий требования к работнику, занимающему эту должность. 

Как составить должностную инструкцию?

Должностная инструкция может быть составлена на основе Тарифно-квалификационных характеристик (требований) по общеотраслевым должностям служащих или на основе типовых требований к должности, содержащихся в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и др. служащих, но с учетом изменяющихся социально-экономических условий.

Для составления и оформления качественной должностной инструкции необходимо глубоко изучить те процессы, работы, которые должны выполняться по данной должности (или на данном рабочем месте), а затем - определить требования к работнику, который будет занимать эту должность, к его знаниям, навыкам, опыту, т.е. составить личностную спецификацию.

Процесс составления должностной инструкции включает следующие стадии:

• определение места каждой должности в структуре организации, ее подчиненности и взаимосвязей;
  
• выявление целей и задач анализа должности, т.е. тех работ, которые выполняются по данной должности;
  
• отбор типичных должностей для анализа;
  
• выбор метода анализа работ по отобранным должностям (наблюдений, собеседования, вопросников);
• сбор необходимой информации для анализа;
  
• анализ работ по должности, т.е. определение наиболее существенных характеристик работы с помощью упорядочения и оценки информации, связанной с работой или работником.
  

Информация может отражать содержание работы, выраженное в терминах конкретных рабочих или управленческих функций и процедур, или она может состоять из характеристик работника (практических навыков, знаний, способностей, допустимых отклонений и т.д.), требуемых для компетентного выполнения работы на данной должности; описание работы по должности, т.е. фиксация данных о содержании работы по данной должности.

Что входит в должностную инструкцию?

Она включает следующие типовые разделы:

• наименование должности;
  
• кому подчиняется работник;
  
• за кого непосредственно отвечает работник;
  
• общая цель работы;
  
• основные направления деятельности и задачи (их число ограничивается 6-7 основными задачами, которые характеризуют ключевые аспекты работы и отражают действия работника с помощью глаголов: отвечает, проверяет, составляет и т.д. Если возможно, задачи следует определять в конкретных параметрах, таких, как стоимость, выходной результат, время, скорость, расход и т.п.;
  
• условия работы и рабочая среда - температура, освещенность. вредные воздействия и т.п.;
  
• рабочие взаимоотношения, т.е. наиболее значительные контакты данной должности с др. как внутри организации, так и вне ее;
  
• показатели ответственности (за подчиненных, результаты работы и т.д.).
  

Описание должности осуществляет работник службы управления персоналом.

Описание необходимо разрабатывать для должностей всех уровней управления, т.к. они являются основой составления должностных инструкций.

Приведенная ниже типовая структура должностной инструкции позволяет сбалансировать основные функции, права и ответственность по каждой должности, обеспечить повышение эффективности управленческих работ за счет более совершенной технологии процесса управления путем рационализации порядка выполнения и взаимосвязи отдельных процедур и операций, устранить дублирование по отдельным функциям, упорядочить информационные потоки в организации.

Типовая структура должностной инструкции

I. Общие положения.Указывается отдел (подразделение) и полное наименование должности, порядок назначения и освобождения работника от занимаемой должности, подчиненность должности и должностные лица, которыми руководит работник, замещение по должности во время отсутствия, определяются квалификационные требования к работнику по образованию, специальности, стажу работы по специальности. Перечисляются правовые акты и нормативные документы, которыми должен руководствоваться работник в своей деятельности.

II. Цели. Формулируются цели, которые руководство организации ставит перед работником по данной должности.

III. Функции. Определяются конкретные действия работника, периодичность и сроки их выполнения; указывается форма участия работника в управленческой деятельности: руководит, утверждает, исполняет, согласовывает и т.д.

IV. Информационные взаимоотношения. Связи по должности. Перечисляются содержание информации, форма ее представления, сроки и периодичность поступления или передачи, от каких должностных лиц или подразделений она поступает и кому передается.

V. Права. Определяются права, предоставляемые работнику для самостоятельного выполнения возложенных на него функций, по отношению к его подчиненным, внешним организациям.

VI. Ответственность. Устанавливаются виды ответственности за несвоевременное и некачественное выполнение работником должностных обязанностей и неиспользование предоставленных ему прав; указываются показатели, по которым руководитель оценивает деятельность работника.

Должностная инструкция разрабатывается специалистом службы управления персоналом, либо руководителем соответствующего структурного подразделения, либо самим работником совместно с непосредственным руководителем, подписывается руководителем подразделения или специалистом - разработчиком, утверждается первым руководителем организации, согласовывается с юристом и доводится до работника под расписку.