Определяемся с понятием.
Уже более 3 лет российское законодательство при обработке персональных данных работников стоит на страже неприкосновенности частной жизни, семейной и личной тайны, и следит за обеспечением защиты свобод и прав гражданина и человека. Для это было принято довольно много нормативные акты, которые обязывали обеспечить безопасность персональных данных, взаимодействуют с которыми не только физические и юридические лица, но и разные органы власти. К наиболее важным нормативным актам можно отнести:
На заседании Госдумы в декабре 2009 года в третьем чтении был принят законопроект N 284213-5 "О внесении изменений в статьи 19 и 25 Федерального закона "О персональных данных". В соответствии с этими изменениям из Закона были исключены требования, касающиеся использования криптографических средств защиты персональных данных. Согласно ст. 25 Закон о персональных данных все информационные системы персональных данных, которые были созданы до вступления данного Закона в силу, необходимо было не позднее 1 января 2010 года привести в соответствие с требованиями действующего законодательства. А в законопроекте же предлагалось продлить срок до 1 января 2011 года.
Но как эти изменения относятся к кадровой службе? Что нового содержится в данном Законе и Постановлениях, чего нет в гл. 14 Трудового кодекса РФ? Во-первых, все эти документы определяют порядок работы с персональными данными, а также уточняют и расширяют нормы права, которые приведенные в Трудовом кодексе РФ. Во-вторых, они определяют правила по обеспечению безопасности работы с персональными данными.
Предлагаем разобраться в этом детальнее. При использовании персональных данных работников, для определения объема работ, следует отталкиваться от ключевых понятий, таких как "персональные данные" и "обработка персональных данных".
Согласно Трудовому кодексу РФ персональные данные работников – это информация, касающаяся конкретного работника и тесно связанная с трудовыми отношениями, которая необходима каждому работодателю. А согласно Закону о персональных данных, в котором уточняется и расширяется это понятие, к персональным данным может относиться любая информация, касающаяся определенного или определяемого на основании такой информации физического лица (т.е. субъекта персональных данных), в том числе его имя, фамилия, отчество, дата и место рождения, адрес проживания, образование, профессия, социальное, семейное, имущественное положение, доходы и другая информация. Таким образом, любой работодатель, заключивший трудовой договор с работником, получает всю необходимую информацию, которая относится к персональным данным. Как правила, вся эта информация содержится в следующих, предъявляемых работником при приеме на работу документах. К ним относятся:
Использование предприятием вышеуказанных данных сведений в своей деятельности трактуется законодательством как "обработка персональных данных". К таким действиям можно отнести следующие: сбор, накопление, систематизация, уточнение, хранение, использование, обновление, изменение, блокирование, обезличивание, уничтожение передача, распространение и другие действия. Обычно все вышеперечисленные операции выполняются на любом предприятии и в любой организации, но в разном объёме.
Особое внимание следует уделить понятию "передача персональных данных", потому как в связи с ним на работодателя накладываются определённого рода ограничения (ст. 88 ТК РФ). Во-первых, собственник не имеет права:
Кроме вышеперечисленного работодатель обязан соблюдать и следующие требования:
Необходимые документы.
Работодатель, для выполнения требований законодательства, обязан соблюдать определённые условия обработки персональных данных. В соответствии с ч. 1 ст. 6 Закона "О персональных данных" обрабатывать персональные данные, притом с согласия субъектов персональных данных, может только оператор. Но есть исключения, приведённые в ч. 2 ст. 6 этого закона, где говорится, что разрешение не требуется, если обработка персональных данных проводится на основании федерального закона, который устанавливает её цель, круг субъектов, персональные данные которых подлежат обработке, и условия получения персональных данных, а также определяет полномочия оператора. Многие полагаю, что Трудовой кодекс РФ, который является федеральным законом, соответствует данному исключению, но в Кодексе оговариваются некоторые цели обработки персональных данных и указывается на то, что работодатель должен сам определить объём, цели и содержание обработки данных. В случае, если этот объём превышает приведенный в Трудовом кодексе, то работодателю перед использованием данных работника необходимо получить его разрешение, т.е. перед тем как заключать трудовой договор с работодателем, работник обязан написать заявление о согласии на обработку своих персональных данных. Как правило, в таком заявлении должны быть указаны:
Цели обработки персональных данных.
Рассмотрим более детально цели обработки персональных данных. В составленном заявлении работнику необходимо подробно указать варианты, при которых могут использоваться его персональные данные. Например, прежде чем заказывать визитные карточки с фамилией работника, необходимо получить его согласие, так же обстоит ситуация и с присвоением электронного адреса, содержащего фамилию работника. Обязательно надо согласовать и срок использования персональных данных работника после его увольнения.
Документы, содержащие сведения о работнике, организация обязана хранить в течение семидесяти пяти лет, поэтому работодателю стоит заранее получить согласие на их использование, а так же определить объём в котором эти сведения могут быть использованы. За работником сохраняется право на отказ от использования его персональных данных, но учитывая возможные последствия (ч. 2 ст. 18 Закона "О персональных данных"), этот отказ должен быть оформлен письменно. Как правило, данного рода ситуации возникают на предприятиях достаточно редко, но чтобы избежать подобных осложнений работодатель обязан ознакомить работника с Положением о персональных данных, составить документ об ознакомлении с Положением, которые обязательно следует заверить подписью работника. Документ должен содержать полный список персональных данных, представляемых работниками, а также в нём указывается где и каким образом они будут храниться, помимо этого в документе необходимо перечислить меры, принятые для обеспечения безопасного хранения носителей информации, и указать лиц ответственных за исполнение.
Согласно ст. 6 Положения N 687 все сотрудники организации, имеющие отношение к работе с персональными данными, должны быть проинструктированы о правилах работы с персональными данными и об ответственности, сопряженной с этой работой. С такими работниками, как правило, заключается трудовой договор, где отдельными пунктами прописываются их обязанности и ответственность, последующая за нарушение конфиденциальности в отношении разглашения персональных данных других лиц.
Требования, предъявляемые к работе на различных носителях.
В процессе деятельности предприятий, получаемая информация сохраняется на носителях двух видах. Это, как правило, бумажный и электронный документооборот - материальные и электронные носители. К списку материальных носителей относятся: трудовая книжка, журнал учёта трудовых книжек, журнал регистрации входящей и исходящей корреспонденции, журнал регистрации приказов и командировочных листов, табели по учёту рабочего времени и другие документы, напрямую или косвенно связанные с информацией о персональных данных сотрудников. В Законе о персональных данных прописано об обязанностях работодателя, касающихся обеспечения хранения персональных данных на бумажных носителях и их сохранности, а также исключения ознакомления с этими документами лиц, не имеющих разрешения.
К электронным носителям персональных данных относятся различные базы данных, которые содержат в себе персональные данные сотрудников. Эта информация хранится, обрабатывается и передается при помощи технических средств. На основании ст. 19 Закона о персональных данных Правительство Российской Федерации постановило утвердить Положение №781 от 17 ноября 2007г об обеспечении безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных. Под безопасностью персональных данных на электронных носителях понимается сохранение конфиденциальности, исключение несанкционированного проникновения, это относится и к проникновению, не имеющему злого умысла, которые могут привести к потере, искажению, изменению, копированию и другим действиям с персональными данными.
В целях исключения таких ситуаций, работа с электронными носителями должна быть построена следующим образом:
И последнее, для обеспечения работы с персональными данными на должном уровне, на предприятии и в организации должны имеется следующие документы: