Здравствуйте! Я инженер по охране труда и технике безопасности в поликлинике. Мне принесли приказ и командировочное удостоверение на работника, направляемого на учебу у уч. центр с отрывом от работы и с сохранением з/п. Подскажите, пожалуйста, что мне с этим делать? Надо где-то это отражать? Вести какой-то журнал? Как это связано с моими обязанностями? Заранее спасибо.
Форумы:
Здравствуйте. Обычно командировками в организациях занимается отдел кадров или инспектор по кадрам, если организация поменьше или отдела кадров нет. Ну, а если нет и инспектора по кадрам, то эти документы оформляет лицо, уполномоченное в организации вести кадровую документацию. Бывает, что ее ведут юристы, бухгалтера, секретари или инженеры по охране труда. Все зависит от того, как распределяются должностные обязанности в той или иной организации. Непосредственно в Ваши должностные обязанности инженера по охране труда ведение учета командировок не входит никак. Но, если Вам предложат этим заниматься, можно смело просить дополнительное вознаграждение в рамках выполнения дополнительного объема работы, например, по совмещению в рамках Вашего рабочего времени. Совмещение - это исполнение дополнительных обязанностей в свое основное рабочее время в рамках вакантной должности либо за временно отсутствующего работника.
Теперь непосредственно о приказе и командировочном удостоверении. Если готовый приказ о командировке Вам принесли, значит кто-то его оформил, т.е. кто-то уже занимается этими документами?
А если нет, то с приказом работника, убывающего в командировку, необходимо ознакомить под роспись и подшить его в дело, согласно регламенту документов в организации.
Командировочное удостоверение нужно зарегистрировать в журнале учета убывающих в командировки, отметить на оборотной стороне командировочного удостоверения дату убытия в командировку, соответственно, организацию и город, в который он убывает, должность лица, ответственного за ведение командировочных документов и обязательно печать организации.
Затем выдать это удостоверение на руки работнику, убывающему в командировку, разъяснив, что в организации, в которую он отбывает, ему необходимо обязательно отметить свое командировочное удостоверение, а именно, лицо, отвечающее за ведение командировочных документов в той организации,куда командирован ваш сотрудник, должно проставить дату прибытия и дату убытия, организацию, город, должность, подпись и печать организации.
По возвращении из командировки лицо, которое регистрировало убытие, регистрирует прибытие в командировочном удостоверении .
Работник, вернувшийся из командировки заполняет и сдает служебное задание (которое должно оформляться вместе с приказом и командировочным удостоверением, унифицированная форма) вместе с командировочным удостоверением в бухгалтерию для бухгалтерской отчетности. Также сдаются, если имеются, билеты, чеки и прочие,подтверждающие расход документы для отчетности.
Обычно журнал с нумерацией ведет кадровый работник или менеджер по персоналу. Может этим вопросами заниматься и бухгалтер, потому как приказ и удостоверение необходимо для его отчетности. Если все же вы должны следить за этими документами, то обязательно посмотрите правильность оформления (приказ может быть в свободной форме, так как он управленческий) и ком.удостоверения, все ли заполнено и роспись работника и директора.
Не вижу особой связи между Вашими обязанностями и учетом командировок, это обязанность кадровика и частично бухгалтерии. Для Вас важно одно - что он в это время пребывает в указанном месте.