Изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя организации об изменении штатного расписания или о введении в действие нового штатного расписания. Унифицированной формы такого приказа нет, он составляется в свободной форме. В нем отражается, какие новые должности вносятся в штатное расписание, какие из него исключаются. Обычно основанием для изменения штатного расписания служит приказ по основной деятельности, например, о сокращении штата, о введении в организации новых должностей, об оптимизации структуры организации и т. п. Одним словом, штатное расписание изменяется на основании какиих-либо управленческих решений руководителя. В самом штатном расписании, в грифе утверждения, делается ссылка на приказ об изменении штатного расписания.