Расчет компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении в 2016 году

В расчете отпускных при увольнении персонала нет ничего сложного. Хотя несколько деталей могут сбивать с толку. Но только временно. Давайте вместе разберемся во всех нюансах.

Итак, представим для начала следующую ситуацию:

В далеком 2014 году Сергеев Андрей устроился в ООО “Спектр”. Должность вполне заурядная по тем временам – менеджер по работе с клиентами с окладом 25 000 рублей. Конечно же, Андрею обещали ежемесячные и квартальные премии. Сотрудница отдела кадров оформила его прием с 13 января.

Работал Андрей на износ без передыху и выходных. Переговоры, встречи и постоянные разъезды. Какой уж тут отпуск? И так каждый день. За все время в фирме он отдыхал только 14 дней с 18 мая 2015 по 31 мая 2015.

Конечно, так долго не могло продолжаться. Бешеный темп выматывает и истощает буквально каждого. И наш Андрей стал брать больничные.  Сначала 5 дней с 05 октября 2015 по 09 октября 2015, а затем с 21 декабря 2015 по 25 декабря 2015. И в феврале 2016 года взял 4 дня без содержания.

Заявление на увольнение он написал с 10 мая 2016 года. И теперь наша задача рассчитать и выдать Андрею правильную сумму.

Как вы поняли эта история дана не просто так.  На протяжении всей статьи мы постараемся разобраться в дебрях на её примере.

Для начала давайте вкратце вспомним, какие бывают отпуска и кому они предоставляются.

Ежегодные оплачиваемые отпуска

Отпуска предоставляются за отработанный период. Чаще всего за один календарный год.

Ежегодный основной оплачиваемый отпуск предоставляется всему персоналу. Стандартная длительность отпуска составляет 28 календарных дней.

Некоторые категории работников имеют право на удлиненный отпуск. Например, лицам до восемнадцати лет предоставляется 31 календарный день (ст. 267 ТК РФ). Также повышенный отпуск предоставляется некоторым госслужащим, педагогическим и медицинским работникам, инвалидам и другим.

Дополнительные отпуска являются компенсационными и предоставляются отдельным работникам.

Ежегодный основной и дополнительный оплачиваемый отпуск исчисляются в календарных днях. Праздничные дни в период отпуска не включаются (ст. 120 ТК РФ).

Когда и кому выплачивается компенсация за отпуск?

По ряду причин человек свой отпуск может не отгулять. А получить денежные средства взамен этих дней он не может. Так и накапливаются десятки дней сверх установленной нормы без возможности их отгулять или компенсировать.

Денежная компенсация за неиспользованный отпуск предоставляется в нескольких случаях (ст. 126, ст. 127, ст. 117 ТК РФ):

  • При увольнении сотрудника за все виды отпусков.
  • На часть ежегодного основного оплачиваемого отпуска, превышающую 28 календарных дней (по заявлению сотрудника).
  • На часть, превышающую минимальную продолжительность ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, при письменном согласии сотрудника, наличии отраслевых (межотраслевых) соглашений и коллективных договоров.

Как видите, в случае увольнения сотруднику все же могут отдать отпуск деньгами. Так что нашему герою Андрею, положена дополнительная сумма к его выходному пособию.

Как рассчитывается компенсация за неиспользованный отпуск?

Денежная компенсация за отпуск рассчитывается достаточно просто. Количество неиспользованных дней отпуска умножается на средний дневной заработок.

А вот чтобы высчитать компенсируемые дни отпуска и средний дневной заработок, нужно выполнить ряд последовательных шагов, а именно:

  • Определить стаж работника в организации
  • Определить количество неиспользованных дней отпуска
  • Определить средний дневной заработок
  • Рассчитать размер денежной компенсации

Пока вы учитесь, просчитайте все шаги вручную. Впоследствии вы сможете доверить этот расчет нашему калькулятору.

Ни Трудовой кодекс, ни какой-то другой современный документ не описывает полный механизм расчета отпусков. Поэтому мы традиционно используем советские стандарты, в которых подобные вещи были хорошо изложены.

Для первого этапа мы воспользуемся "Правилами об очередных и дополнительных отпусках" (утв. НКТ СССР 30.04.1930 N 169). Дальше будем для краткости называть их “Правила”.

Этап 1. Расчёт стажа работника в организации

Есть несколько вариантов расчета дней отдыха. И зависят они от времени, которое работник проработал в организации. Так, если он проработал меньше 11 месяцев или больше 1 года, расчет ведется пропорционально отработанным месяцам (п. 28 Правил).

Учет только месяцев вынуждает нас округлять или отбрасывать дни. Фактически делается это по стандартным правилам округления, только вместо числа “5” контрольной точкой стало число “15”. Все, что меньше 15, просто отбрасывается, остальное – округляются до полного месяца.

При расчете рабочего периода для отпуска, помните, что далеко не все время включается в расчет. Так в стаж для расчета отпуска не включаются отсутствие сотрудника на рабочем месте без уважительной причины, время отпусков по уходу за ребенком, период нахождения в отпуске без содержания, превышающий 14 дней в рабочем году (ст. 121 ТК РФ).

Пришла пора вспомнить о нашем учебном примере. Давайте подсчитаем стаж работы Андрея.

Пример 1

Из истории нам видно, что устроился он 13.01.2014 и увольняется 10.05.2016.

4 дня отпуска без содержания не выбрасываем, так как допустимо до 14 дней в год.

Что составляет 2 года 3 месяца 28 дней. Количество дней превышает 15. И значит мы смело округляем их до полного месяца.

Стаж для расчета: 2 года 4 месяца.

У нас получился почти образцовый расчет, чаще всего так и будет в Вашей практике. И все же, следует знать и быть готовыми к нестандартным вариантам.

Особым случаем является увольнение по сокращению штата, в связи с призывом на военную службу, при ликвидации организации или отдельных подразделений. При таких обстоятельствах работа, начиная от 5,5 месяцев до 11 месяцев будет считаться полным годом. Трудовая деятельность более 11 месяцев и менее года также учитывается как полный год.

Этап 2. Расчет неиспользованных дней отпуска

Количество дней отпуска вычисляется путем умножения полных месяцев на некоторую константу.

Для расчета ежегодного основного отпуска используется число 2,33 (округленный результат деления 28 на 12). Такую формулу предложил Роструд в одном из своих писем (например, Письмо Роструда от 31.10.2008 N 5921-ТЗ). Некоторые юристы находят такой подход необоснованным, но тем не менее, он используется повсеместно, в том числе в судебных инстанциях.

Для расчета удлиненных или дополнительных отпусков можно поступить аналогичным образом. Просто разделить положенное количество дней за год на 12 и округлить при необходимости до сотых.

Так как наш контрольный пример не предполагает каких-то отклонений от стандартного отпуска в 28 дней, то мы будем использовать предложенное Рострудом число 2,33.

Ниже приведены универсальные формулы расчета отпускных дней для отпуска с продолжительностью 28 календарных дней.

Формулы расчета положенных дней отпуска:

1.Стаж не менее 11 месяцев и не более года 1 года: дни отпуска = 28 календарных дней.

2.Стаж менее 11 месяцев: дни отпуска = количество полных месяцев * 2,33.

3.Стаж больше 1 года: дни отпуска = количество полных лет * 28 + количество полных месяцев * 2,33.

Неиспользованный отпуск, подлежащий компенсации можно вычислить, если из положенных дней отпуска вычесть уже использованные.

Пример 2

Уточним продолжительность отпуска, которая подлежит компенсации.

В прошлом примере мы вычислили стаж работы Андрея, а именно:

2 года 4 месяца.

Так как Андрей проработал больше года в организации, воспользуемся третьей формулой:

Дни отпуска = 2 года * 28 дней + 4 месяца * 2,33 = 65,32дня

Теперь вычтем отсюда 14 дней, которые он уже брал.

Неиспользованные дни  = 65,32 – 14 = 51,32 дня

Этап 3. Расчет среднего дневного заработка

Расчет среднего заработка регламентируется Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922 "Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы" (далее - Положение).

Неудивительно, что по заработку традиционно задают большое количество вопросов. Описание этого процесса достаточно путанное и, тем не менее, не сложное.

Сразу оговоримся, что мы будем говорить только о среднем дневном заработке, так как именно он используется для расчета этой выплаты (далее – заработок, средний заработок).

При расчете заработка играет роль не только продолжительность стажа, но и входящие в него периоды.

Разберемся во всем по порядку. Существует два основных случая и несколько исключительных.

Случай, когда сотрудник работал менее 1 года, в этой статье мы рассматривать не будем. За разъяснение обратитесь к Положению.  

Самый простой случай, когда сотрудник проработал более одного года и при этом не пропускал рабочие дни по каким-либо причинам.

В этом случае для расчета используется следующая формула:

средний дневной заработок = начисленная зарплата за предыдущий расчетный период / 12 месяцев / 29,3 дня.

Под расчетным периодом здесь понимается 12 календарных месяцев, которые предшествовали месяцу увольнения. Соответственно, если человек увольняется в марте 2016 года, то предыдущий период будет с 01 марта 2015 по 29 февраля 2016.

Число 29,3 – это среднемесячное количество дней в месяце. Ранее применялась другая цифра (29,4)

Пример 3

Период работы с 05.03.2015 по 30.07.2016.

Период для среднего заработка с 01.07.2015 по 30.06.2016.

Начисленная зарплата за период: 1 300 000 рублей.

Средний дневной заработок = 1 300 000 рублей / 12 месяцев / 29,3 дня = 3 697 рублей 83 копейки

Такой идеальный вариант бывает крайне редко. Все-таки работают живые люди и они устают, болеют и просят отгулы. Собственно, Правительство все это учло и предусмотрело выбрасывание из расчетного периода сроки, в которые сотрудник фактически не работал.

В соответствии с п. 5 Положения в расчетный период не включают периоды, в которые за работником сохранялся средний заработок, находился на больничном, не работал в связи с простоем и другие. Начисленные суммы за исключенные периоды также не используются в расчетах.

Обратите внимание, что в стаж для среднего заработка входит не все выплаты работнику, а именно в расчете не используются социальные выплаты и иные выплаты, которые не относятся к оплате труда.

Таким образом в расчете заработка можно использовать только зарплату, премии и другие не компенсационные выплаты, связанные с трудовыми обязанностями.  В 2-НДФЛ для таких выплат предусмотрен код 2000.

Вот мы и подошли ко второму случаю, когда работник проработал более года, но при этом имел периоды, которые выбрасываются из расчетного периода.

В этом случае для расчета используется более сложная формула:

средний дневной заработок = начисленная зарплата за предыдущий расчетный период / (29,3 дня  * количество полных календарных месяцев + количество календарных дней в неполных календарных месяцах).

Пример 4

Период работы с 13.01.2014 по 10.05.2016.

День увольнения: 10.05.2016

Больничный: с 05.10.2015 по 09.10.2015.

Больничный: с 21.12.2015 по 25.12.2015.

Отпуск: 14 дней с 18 мая 2015 по 31 мая 2015.

Отпуск без содержания: 4 дня в декабре

Период для среднего заработка с 01.05.2015 по 30.06.2016.

Начисленная зарплата за период: 271 667 рублей. (без больничного и отпускных)

Расчет:

Расчетный период не должен содержать дни, в которые Андрей фактически не был на работе. А значит, исключаем из него все больничные и отпуска, в том числе без содержания.

Количество полных календарных месяцев: 9 месяцев.

Количество календарных дней в неполных календарных месяцах: 26 дней (октябрь) + 22дней (декабрь) + 17 дней (май) = 65 дней.

Средний дневной заработок = 271 667 рублей / (29,3 дня * 9 месяцев + 65 дней) = 826 рублей 49 копеек

Ура! Теперь у нас есть все данные для расчета компенсации за отпуск.

Этап 4. Расчет выплаты компенсации за неиспользованный отпуск

Напомним, что денежная компенсация за отпуск рассчитывается так:

Количество неиспользованных дней отпуска умножается на средний дневной заработок (п.9 Положения).

Пример 5

Неиспользованные дни: 51,32 дня.

Средний дневной заработок: 826 рублей 49 копеек.

Сумма компенсации = 51,32 дней * 826 рублей 49 копеек = 42 415 рублей 47 копеек.

Облагается ли НДФЛ компенсация за отпуск (код дохода)? Выплата страховых взносов

В соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ компенсация за отпуск при увольнении должна облагаться НДФЛ.

По мнению ФНС лучше всего для компенсации подходит код дохода 4800 (Письмо ФНС РФ от 08.08.2008 N 3-5-04/380@).

Компенсация также облагается взносами во внебюджетные фонды (ФСС, ПФР).

Автор: Ольга Виноградова
юрист, эксперт "Отд-лаб.ру"

Рубрики:
Комментарии: 3 ↓

Нарушение - это когда работник два года подряд не ходит в ежегодный отпуск. За это могут оштрафовать предприятие. А при увольнении работнику всегда выплачивается компенсация за неиспользованный отпуск.

Многие компании на этом спекулируют, особенно в столице нанимают иностранных нелегально работников.И очень часто воруют на этом очень большие  деньги,не то что делают расчет компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении,а и делают с людей рабов.Вызывают их на работу,а роботы нету и кто муже не платят им не каких денег.

Нужно детально изучать график будущей работы, чтобы не падать с ног и не брать больничные из-за усталости. На практике много предприятий скрывают от увольняющихся  работников реальные цифры отпускных дней. Статья получилось познавательной, теперь каждый может посчитать сколько он заработал  отпускных  дней.

Или почитайте анекдоты!

Присоединяйтесь