Учет и хранение документов

Порядок учета и хранения документов

По законодательству России каждая компания или фирма должна хранить свои документы. Сроки хранения  документов бывают разными и указываются в законодательстве. За сохранность документов отвечает сотрудник, который следит за архивом  документов вашей организации. Документы чаще всего имеют постоянные или временные сроки хранения. Список документов по срокам хранения вы можете просмотреть в "Перечне типовых документов, которые образуются в процессе деятельности частных и государственных учреждений".

Исчисление сроков документации в архиве должно проходить 1 января. Если предприятие или фирма заканчивает свою деятельность, то все документы в обязательном порядке должны подлежать сдаче в государственные архивы.

Учет и хранение бланков документов

Бланки документов подлежат другим критериям хранения. Бланки должны храниться только в той организации, которая занимается их изготовлением. Их запрещено передавать от одних юридических лиц к другим.

Доставку бланков осуществляет материально ответственное лицо, которое при их потере возместит ущерб. Если компания вдруг обнаружит, что есть недостача, тогда будет составлен протокол о недостаче.

Бланки, также как и документы, должны храниться в архиве. Если в вашей компании имеются бланки повышенной секретности, то они требуют отдельного хранения с ограниченным доступом. Просматривать эти бланки смогут только лица компании и сотрудник, который занимается их учетом. Их могут выдавать только с разрешения руководителя и доверенных лиц.

Хранение электронных документов

Этот вид хранения документов более удобный для фирм и предпринимателей. Многие архивы уже начали переводить на электронные системы хранения.

Документы разрешено хранить как по отдельности, так и в общей папке. Доступ к документу можно поддерживать при помощи сносок, которые указывают в описании. Поиск необходимых документов теперь занимает меньше времени и создает меньше проблем.

Раньше в архиве необходимо было самостоятельно искать необходимые документы, а теперь все происходит через систему поиска благодаря регистрационно-учетной карточке. При записи документов все материалы необходимо размещать в одной папке и на одном носителе.

По закону запрещается размещение разного рода файлов в одном документе.

Учет, комплектование и хранение архивных документов

Учет документов - это обязательная процедура, которая должна проводиться для определения их количества и определенного состава.

Архив обязан осуществлять учет и представлять их в том порядке, как прописано в законодательстве.

Учет должен проводиться для всех документов, которые находятся в архиве, в том числе и для непрофильных документов. При проведении учета сотрудники должны давать каждому документу свой регистрационный номер. Номер является неотъемлемой частью каждого архива.

Хранение и учет бухгалтерских документов

Первичные документы бухгалтерского баланса и отчетов должны подлежать хранению в том порядке, как это было предусмотрено законом. Порядок хранения бухгалтерских документов указывает закон о "Перечне типовых документов, которые должны подлежать хранению". Срок хранения зависит от непосредственной значимости документов для государства. Он может варьироваться от 1года  до 75 лет.

При сдаче в архив документы должны подвергаться группировке по своей значимости. Первыми обязательно необходимо помещать дела вышестоящих организаций, а затем дела по уменьшению важности. При помещении в дело документов подшивать необходимо те, которые предусмотрела номенклатура. Другие документы не подлежат прикреплению к основной папке. Их необходимо разместить отдельно в новой папке.

Хранение и учет документов по личному составу

К данному типу документов относят документы, которые подлежат хранению в архиве и отражают отношение между работником и его работодателем. Определение документов по личному составу включает в себя огромный комплекс различных видов и типов документации. Документы составляются работниками отдела кадров при приеме новых работников на должность. В документе отражаются данные работника и условия труда.

К данной категории иногда могут относить документы об изменении анкетно-биографических данных, так как иногда информация о личных данных работников может меняться. Хранение документов этой категории также варьируется от 1 года до 75 лет. Все документы по личному составу хранятся в архиве предприятия или в его электронной базе, если она существует. Доступ к документам имеют сотрудники архива и отдела кадров.

Оставьте первый комментарий

Или почитайте анекдоты!

Присоединяйтесь
You are reporting a typo in the following text:
Simply click the "Send typo report" button to complete the report. You can also include a comment.