Состав и виды кадровой документации

Под кадровой документацией подразумевается большой перечень документов, которые содержат информацию о работниках, деятельности предприятия и его кадровой службы. Одними из наиболее распространённых являются распорядительные и учётные документы.

center>Состав и виды кадровой документации



        Для начала отметим, что под кадровой документацией подразумевается большой перечень документов, которые содержат информацию о работниках, деятельности предприятия и его кадровой службы. Одними из наиболее распространённых являются распорядительные и учётные документы.

        Распорядительные документы. К распорядительным документам по личному составу относятся приказы руководителя предприятия:

        - о приёме, переводе и увольнении работников;

        - о поощрениях и взысканиях;

        - о предоставлении отпусков

        - об изменениях, вносимых в трудовую книжку работника (изменение фамилии, наименования должности, и др.).

        Приказы по личному составу бывают:

        индивидуальными - содержать информацию только об одном сотруднике или

        групповыми – когда на предприятии в течение одного дня оформляется большое количество приказов.

        Приказы готовятся на основании распоряжений руководителя предприятия, докладных записок руководителей подразделений, заявлений работников, подписанного контракта и т.п.

        Помните, что тексты приказов по личному составу не имеют глагола "приказываю", как это принято в приказах по основной деятельности (за исключением отдельных случаев). Поэтому кадровые приказы сразу начинаются с распорядительного действия: принять, назначить, предоставить отпуск, командировать и т. д.

        Распорядительная часть приказа начинается с указания фамилии, имени и отчества работника, должности, наименования структурного подразделения (если предприятие имеет структурные подразделения), а также даты вступления в силу данного пункта приказа, если она не совпадает с датой регистрации приказа.

        Также, при оформлении на работу указываются условия приёма (например, по переводу, по совместительству, с испытательным сроком (его продолжительность)). Обязательно указывается установленный размер оплаты труда (оклад, тарифная ставка). А вот при переводе работника на другую работу или должность в приказе указывается его предыдущая должность (работа), а затем новая должность и подразделение (место работы), вид перевода (постоянный, временный с указанием продолжительности), причина перевода в соответствии с требованиями КЗоТ, условия оплаты труда.

        Так, при увольнении указывается причина увольнения согласно статье КЗоТ, при предоставлении отпуска в приказе определяется вид отпуска (основной, дополнительный), его продолжительность, дата начала и окончания. В приказе о командировке необходимо указать дату и продолжительность командировки, место (город, село и т.п.), куда направляется работник, наименование предприятия.

        После текста распорядительной части в приказе делается ссылка на письменное основание данного распорядительного действия (заявление, докладная или объяснительная записка).

        Министерством статистики Украины в приказах от 09.10.1995 года № 253 и от 27.10.1995 г. № 277 утверждены типовые формы приказов:

        - П-1 «Приказ (распоряжение) о приеме на работу»;

        - П-5 «Приказ (распоряжение) о переводе на другую работу»;

        - П-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска»;

        - П-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта)».

        При этом на практике многие предприятия и организации с небольшим числом работающих оформляют приказы на отдельных листах формата А4. Поэтому при их подготовке рекомендуем пользоваться указанными выше требованиями.

        После подписания приказ регистрируется в:

        - книге регистрации приказов – при небольшом количестве кадровых приказов, издаваемых в течение календарного года



Книга регистрации приказов







№п/п№ приказаДатаСодержаниеПримечание
200512.01.05Приём на работу Овчинникова И.В.Копия в личном деле
300621.03.05Об увольнении Овчинникова И.В. Копия в личном деле



В книге прошнуровано и пронумеровано ____________________________ страниц.



Начальник отдела ___________________( подпись) "____" _________________ 200__



        - регистрационных книгах или карточках – при большом количестве приказов (для удобства справочно-поисковой работы). В них указывается аналогичная книге регистрации приказов информация.

        Для удобства поиска разных по содержанию приказов, в их нумерацию можно вводить идентифицирующие буквенные обозначения. Например, к порядковому номеру приказа о движении кадров (приёме, увольнении, переводе) прибавляется буква «Д» (№ 12-Д); в приказах об отпусках – «ДО»; о командировках – «ДК» и т.д. При этом оригиналы приказов хранятся в отдельной папке в хронологическом порядке.

        Учётные документы. К основным учётным документам по кадрам относятся:

        1) личная карточка - необходима для анализа состава и учёта движения кадров. Типовая форма П-2 «Личная карточка» утверждена приказом Министерства статистики Украины от 27.10.1995 года № 277. Личные карточки заполняются на основании опроса работника и предоставляемых им документов (паспорта, трудовой книжки, документов об образовании, военного билета и прочее). Заполняется личная карточка работником отдела кадров, инспектором по кадрам или лицом, которому приказом руководителя вменено в обязанность ведение кадрового делопроизводства, в одном экземпляре, от руки (разборчиво) или печатными средствами.

        2) личное дело (досье) - представляет собой совокупность документов, содержащих сведения о работнике. Поскольку порядок работы с личными делами не регламентирован общегосударственными нормативами, предприятия самостоятельно решают вопросы их формирования. Личные дела могут заводиться на всех работников предприятия, но, как правило, они ведутся на руководящих работников, специалистов, материально ответственных лиц. Наиболее популярным является следующий порядок размещения документов в личном деле:

        внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;

        личный листок по учёту кадров или анкета - содержит биографические сведения о работнике, его образовании, выполняемой работе с начала трудовой деятельности, семейном положении и др. Личный листок заполняется от руки самим работником при поступлении на работу. При заполнении личного листка работник должен давать полные ответы, не допуская сокращений, прочерков, исправлений и помарок, в соответствии с записями в паспорте, трудовой книжке, военном билете, документах об образовании;

        автобиография;

        копии документов;

        дополнение к личному листку по учёту кадров - характеристики, отзывы, представления о назначении, аттестационные листы, приказы о переводе на другую постоянную работу, сведения о награждениях, поощрениях и дисциплинарных взысканиях, копии документов, подтверждающих повышение квалификации, переподготовку, стажировку.

        В то же время в личное дело не включаются приказы (распоряжения) об отпусках, о направлении в командировку, на курсы переподготовки, повышения квалификации и стажировку.

        3) штатно-должностная книга - составляется на основании штатного расписания. В ней указывается не общее количество штатных единиц (как в штатном расписании), а какое количество этих единиц занято. Эта книга должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью руководителя предприятия и печатью. Вместо штатно-должностной книги можно вести штатно-должностной список по той же форме, что и должностная книга.

        4) алфавитная книга и алфавитная карточка - при небольшом количестве работающих удобно вести алфавитную книгу личного состава, в которую вносятся все работники в разрезе структурных подразделений или категорий персонала. Как и все учётные книги, алфавитная книга нумеруется, прошнуровывается, скрепляется подписью руководителя и печатью. А на предприятиях с большим количеством работающих целесообразно вести алфавитные карточки, что значительно облегчает работу с картотекой. Типовая форм П-3 «Алфавитная карточка» утверждена приказом Министерства статистики Украины от 09.10.1995 года № 253 (далее – Приказ № 253). В отличие от алфавитной книги, картотека алфавитных карточек ведётся на всех работающих в целом и карточки в ней раскладываются в алфавитном порядке;

        5) график ежегодных отпусков и книга учёта отпусков - ежегодно между работником и руководителем предприятия согласовывается период предоставления отпусков, который указывается в графике;

        6) книга учёта бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей к ним – читайте в материале Трудовые книжки;

        7) документы учёта использования рабочего времени – Приказом № 253 утверждены типовые формы первичного учёта использования рабочего времени и порядок их применения. Такими формами являются:

        - табель учёта использования рабочего времени и расчёта заработной платы по форм П-12;

        - табель учёта использования рабочего времени по форме П-13;

        - табель учёта использования рабочего времени по форме П-14;

        - список лиц, работавших в сверхурочное время, по форме П-15;

        - листок учёта простоев по форме П-16.

        В зависимости от масштабов предприятия и численности работников табельный учёт в разрезе структурных подразделений может осуществляться табельщиком, инспектор по кадрам или лицом, назначенным приказом руководителя вести кадровое делопроизводство. Они готовят и представляют руководству организации табель, содержащий сведения об отработанном времени (в т.ч. сверхурочном, нарушениях трудовой дисциплины и т. д.). Табель составляется за 2 - 3 дня до начала расчётного периода. На предприятиях с небольшим количеством работников может применяться упрощенный табель учета рабочего времени, составленный на основании типовых форм. В обязанности табельщика, инспектора по кадрам или лица, ответственного за кадровое делопроизводство, входит также и оформление листков временной нетрудоспособности.

Оставьте первый комментарий

Или почитайте анекдоты!

Присоединяйтесь