Этика делового письма

Современная деловая переписка – это служебное послание, которое составлено в виде официального документа либо же в форме различных подтверждений, просьб, предложений, напоминаний, претензий, запросов, поручений, соболезнований, поздравлений, а также ответов на них.

Этика деловой переписки характеризуется стремлением к стандартизации, нейтральности тона изложения, смысловой точности, логической последовательности и убедительности изложения.

Именно от того, в каком виде составлено письмо и как оно оформлено будет зависеть отношение адресата к отправителю письма. Поэтому в деловом письме все важно: качественный ли бланк организации или ее конверт, какого качества бумага используется для составления письма, грамотно ли написано письмо с орфографической, пунктуационной и стилистической точки зрения, как автор изложил и интерпретировал факты в письме.

Основное правило деловой переписки – лица, которые в ней участвуют, должны быть пунктуальны и вежливы. Этика делового письма предполагает, что ответ не заставит себя долго ждать. Если по каким-либо обстоятельствам вы не можете дать ответ в срок, то необходимо с извинениями поведать об этом адресату, указав причины такой задержки и приблизительный срок вашего окончательного решения.

Стиль делового письма не предполагает использование категоричного тона, иронических или грубых по отношению к адресату выражений. Этика делового письма требует, чтобы те выражения, которые кому-то могут показаться резкими, смягчались использованием вводных конструкций или глаголов в сослагательном наклонении. Этикет способствует тому, что как бы на данном этапе не складывались ваши отношения с партнером по деловой переписке, все равно должна сохраняться надежда, что в будущем возможность плодотворного сотрудничества продолжится.

В деловом письме обращаться к адресату принято по имени-отчеству с добавлением слова «уважаемый». Поскольку ничто так не может испортить впечатление, как неправильно написанные фамилия и имя. Перед тем как приступить к написанию письма, надо сформулировать цель его составления. Деловое письмо необходимо писать в дружественном тоне, который будет располагать к сотрудничеству. Все фразы письма должны соответствовать достижению желаемого результата. Но наиболее важными в письме считаются первый и последний абзацы. В первом абзаце необходимо кратко изложить суть дела, но написать его надо таким образом, чтобы не настроить адресата против составителя письма, а наоборот склонить его на свою сторону. В заключительной части письма надо выразить надежду на дальнейшее сотрудничество. Этикет деловой переписки требует, чтобы на письмо, автором которого выступает руководитель организации, ответ был за подписью должностного лица равного ему по рангу, то есть также руководителя организации. А если инициативное письмо было за подписью заместителя руководителя, то ответ может быть за подписью не только заместителя, но и руководителя.

Оставьте первый комментарий

Или почитайте анекдоты!

Присоединяйтесь
You are reporting a typo in the following text:
Simply click the "Send typo report" button to complete the report. You can also include a comment.